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Business Excellence für Entscheider & Führungskräfte von und mit Sanjay Sauldie

KIROI - Künstliche Intelligenz Return on Invest: Die KI-Strategie für Entscheider und Führungskräfte

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7. Februar 2025

KI-Tool-Testdrive: So finden Führungskräfte das beste Tool

Digital Leadership Automatisierung Digitale Transformation Künstliche Intelligenz Künstliche Intelligenz Spezialthemen

Die digitale Transformation stellt Führungskräfte vor eine zentrale Herausforderung, die weit über technisches Verständnis hinausgeht. Wer heute strategische Entscheidungen für ein Unternehmen trifft, steht vor einer nahezu unüberschaubaren Fülle an Werkzeugen, die alle versprechen, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Doch wie findet man inmitten dieser Angebotsflut genau jene Lösung, die zum eigenen Geschäftsmodell passt? Der KI-Tool-Testdrive: So finden Führungskräfte das beste Tool bietet einen strukturierten Ansatz, der Entscheidern hilft, fundierte Bewertungen vorzunehmen und kostspielige Fehlentscheidungen zu vermeiden. In einer Zeit, in der technologische Fehlgriffe Millionen verschlingen können, wird systematisches Testen zur unverzichtbaren Managementkompetenz. Dieser Beitrag zeigt Ihnen praxisnah, welche Methoden sich bewährt haben und worauf Sie besonders achten sollten.

Warum systematisches Testen unverzichtbar geworden ist

Die Zeiten, in denen Technologieentscheidungen allein von IT-Abteilungen getroffen wurden, gehören endgültig der Vergangenheit an. Führungskräfte müssen heute verstehen, welche Möglichkeiten moderne Werkzeuge bieten und wo deren Grenzen liegen. Diese Kompetenz lässt sich nicht delegieren, weil strategische Auswirkungen das gesamte Unternehmen betreffen. Ein Logistikunternehmen, das auf automatisierte Routenplanung setzt, verändert damit nicht nur seine Disposition, sondern auch Kundenbeziehungen, Mitarbeiterzufriedenheit und letztlich sein Geschäftsmodell. Ähnlich verhält es sich bei Finanzdienstleistern, die algorithmische Entscheidungsunterstützung in ihre Beratungsprozesse integrieren wollen. Jede dieser Entscheidungen erfordert ein tiefes Verständnis der Technologie, das nur durch eigenes Erleben entstehen kann.

Häufig berichten Klient:innen davon, dass sie nach aufwendigen Implementierungen feststellen mussten, dass die gewählte Lösung nicht zu ihren Prozessen passt. Solche Erfahrungen zeigen, wie wichtig ein strukturierter Testansatz vor der endgültigen Entscheidung ist. Ein Produktionsunternehmen investierte erhebliche Summen in eine Qualitätskontrolllösung, die in der Theorie beeindruckend funktionierte. In der Praxis zeigte sich jedoch, dass die Lichtverhältnisse in der Fertigungshalle die Erkennungsraten drastisch reduzierten. Ein vorgeschalteter Testlauf hätte diese Problematik frühzeitig aufgedeckt und dem Unternehmen viel Geld erspart.

BEST PRACTICE bei einem KIROI-Kunden (Name verborgen aufgrund von NDA-Vertrag)

Ein mittelständisches Handelsunternehmen mit mehreren Filialen stand vor der Aufgabe, seine Bestandsplanung zu modernisieren. Die Geschäftsführung hatte bereits drei verschiedene Anbieter in der engeren Auswahl und war bereit, eine sechsstellige Summe zu investieren. Im Rahmen unserer transruptions-Coaching-Begleitung entwickelten wir gemeinsam einen strukturierten Testdrive-Prozess, der über sechs Wochen lief. Dabei wurden alle drei Lösungen parallel mit echten Verkaufsdaten aus zwei Testfilialen gefüttert, sodass ein direkter Vergleich der Prognosegüte möglich wurde. Die Ergebnisse überraschten das Management erheblich, weil der vermeintliche Favorit in der Praxis am schlechtesten abschnitt. Die günstigste Lösung lieferte hingegen die genauesten Vorhersagen für das spezifische Sortiment des Unternehmens. Durch diesen systematischen Ansatz sparte das Unternehmen nicht nur Investitionskosten, sondern gewann auch wertvolle Erkenntnisse über seine eigenen Datenstrukturen und Prozesslücken.

KI-Tool-Testdrive: So finden Führungskräfte das beste Tool durch klare Kriterien

Bevor der eigentliche Testprozess beginnt, sollten Führungskräfte ihre Bewertungskriterien präzise definieren. Diese Vorarbeit entscheidet maßgeblich über den Erfolg des gesamten Vorhabens und verhindert, dass Bauchgefühle die Oberhand gewinnen. Zunächst gilt es, die konkreten Anwendungsfälle zu identifizieren, für die eine technologische Unterstützung benötigt wird. Ein Versicherungsunternehmen wird andere Schwerpunkte setzen als ein produzierendes Gewerbe oder ein Dienstleistungsbetrieb. Die Kriterien sollten sowohl funktionale Aspekte als auch weiche Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit umfassen.

Im Gesundheitswesen beispielsweise spielen Datenschutz und Zertifizierungen eine herausragende Rolle, während im Einzelhandel die Skalierbarkeit bei Lastspitzen entscheidend sein kann. Ein Krankenhaus, das diagnostische Unterstützungssysteme evaluiert, muss zwingend auf Konformität mit medizinischen Vorschriften achten. Gleichzeitig sollte das System so gestaltet sein, dass Ärzte es intuitiv bedienen können, ohne ihren Arbeitsfluss unterbrechen zu müssen. Diese unterschiedlichen Anforderungen verdeutlichen, warum standardisierte Bewertungsraster allein nicht ausreichen und individuelle Anpassungen erforderlich sind.

In der Automobilindustrie zeigt sich ein weiteres interessantes Anwendungsfeld, das die Komplexität solcher Entscheidungen verdeutlicht. Zulieferer müssen ihre Qualitätssicherungsprozesse zunehmend automatisieren, um den steigenden Anforderungen der Hersteller gerecht zu werden. Ein optisches Inspektionssystem, das Oberflächenfehler erkennt, muss nicht nur präzise arbeiten, sondern auch in bestehende Fertigungsstraßen integrierbar sein. Führungskräfte sollten daher auch die technische Kompatibilität mit vorhandenen Systemen als Bewertungskriterium berücksichtigen.

Die Testumgebung richtig gestalten

Eine realistische Testumgebung bildet das Fundament für aussagekräftige Ergebnisse und sollte entsprechend sorgfältig vorbereitet werden [1]. Dabei empfiehlt es sich, einen Teilbereich des Unternehmens als Pilotbereich zu definieren, in dem die Lösungen unter Praxisbedingungen erprobt werden können. Dieser Bereich sollte repräsentativ für das Gesamtunternehmen sein, aber gleichzeitig überschaubar genug, um den Testaufwand zu begrenzen. Ein Energieversorger könnte beispielsweise eine einzelne Region als Testgebiet auswählen, in der verschiedene Prognosewerkzeuge für den Energiebedarf parallel laufen.

Banken und Finanzinstitute nutzen häufig sogenannte Sandboxes, in denen neue Technologien isoliert von produktiven Systemen getestet werden können [2]. Diese Vorgehensweise minimiert Risiken und ermöglicht gleichzeitig realitätsnahe Experimente. Ein Kreditinstitut, das automatisierte Bonitätsprüfungen evaluiert, kann historische Antragsdaten durch verschiedene Systeme laufen lassen und die Ergebnisse mit den tatsächlichen Kreditverläufen vergleichen. Solche retrospektiven Tests liefern wertvolle Erkenntnisse über die Prognosegüte verschiedener Ansätze.

Mitarbeitende einbinden und Change-Management nicht vergessen

Selbst das beste Werkzeug scheitert, wenn die Menschen, die damit arbeiten sollen, es nicht akzeptieren oder nicht richtig bedienen können. Führungskräfte sollten daher von Beginn an die späteren Anwender in den Testprozess einbeziehen. Diese Beteiligung schafft nicht nur Akzeptanz, sondern liefert auch wertvolle Erkenntnisse aus der Praxisperspektive. Ein Vertriebsmitarbeiter erkennt möglicherweise Schwächen einer Kundensegmentierungslösung, die einem Techniker niemals auffallen würden.

Im Bereich der Personaldienstleistungen zeigt sich besonders deutlich, wie wichtig die menschliche Komponente bei technologischen Veränderungen ist. Recruiter, die plötzlich mit automatisierten Vorauswahlsystemen arbeiten sollen, müssen verstehen, nach welchen Kriterien diese Systeme bewerten. Nur dann können sie die Ergebnisse kritisch einordnen und gegebenenfalls korrigieren. Häufig berichten Klient:innen, dass die Schulungsphase länger dauert als ursprünglich geplant und zusätzliche Ressourcen erfordert. Diese Erfahrung sollte bei der Kalkulation von Einführungsprojekten von Anfang an berücksichtigt werden.

Im Bildungssektor ergeben sich ähnliche Herausforderungen, wenn Lehrkräfte adaptive Lernsysteme einsetzen sollen. Die Technologie kann individualisierte Lernpfade vorschlagen, aber die pädagogische Beurteilung bleibt beim Menschen. Ein gelungener KI-Tool-Testdrive: So finden Führungskräfte das beste Tool berücksichtigt diese menschlichen Faktoren von Beginn an und integriert sie systematisch in den Bewertungsprozess.

BEST PRACTICE bei einem KIROI-Kunden (Name verborgen aufgrund von NDA-Vertrag)

Ein internationaler Maschinenbauer wollte seinen technischen Kundendienst durch intelligente Wartungsvorhersagen unterstützen und evaluierte dafür mehrere Predictive-Maintenance-Lösungen gleichzeitig. Im Rahmen der transruptions-Coaching-Begleitung entwickelten wir einen Testprozess, der die Servicetechniker aktiv einbezog und deren Erfahrungswissen systematisch erfasste. Die Techniker bewerteten nicht nur die Genauigkeit der Vorhersagen, sondern auch die Verständlichkeit der Handlungsempfehlungen und die Integration in ihren Arbeitsalltag. Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die Einrichtung eines wöchentlichen Feedbackformats, in dem Techniker ihre Erfahrungen strukturiert mitteilen konnten. Diese Rückmeldungen flossen direkt in die Bewertungsmatrix ein und führten zu einer deutlich fundierteren Entscheidung der Geschäftsleitung. Am Ende wählte das Unternehmen eine Lösung, die technisch nicht die höchsten Werte erreichte, aber in der Gesamtbewertung einschließlich der Nutzerakzeptanz am besten abschnitt.

Den Testprozess strukturiert dokumentieren

Eine lückenlose Dokumentation aller Testergebnisse und Beobachtungen bildet die Grundlage für spätere Entscheidungen und schützt vor nachträglichen Verzerrungen [3]. Führungskräfte sollten vorab festlegen, welche Metriken erfasst werden und wer für die Dokumentation verantwortlich ist. Diese Systematik verhindert, dass subjektive Eindrücke die objektive Bewertung überlagern. In der Pharmaindustrie ist eine solche Dokumentation ohnehin vorgeschrieben, aber auch andere Branchen profitieren von diesem strukturierten Ansatz.

Im Bereich der Medienproduktion zeigt sich, wie unterschiedlich die Bewertungskriterien ausfallen können. Ein Verlag, der automatisierte Texterstellung evaluiert, wird andere Schwerpunkte setzen als ein Rundfunksender, der Untertitelungslösungen vergleicht. Dennoch gelten dieselben Grundprinzipien einer systematischen Dokumentation, die später eine nachvollziehbare Entscheidungsfindung ermöglicht. Die Dokumentation sollte auch unerwartete Beobachtungen und Probleme erfassen, weil diese oft wichtige Hinweise auf verborgene Risiken liefern.

KI-Tool-Testdrive: So finden Führungskräfte das beste Tool trotz begrenzter Ressourcen

Nicht jedes Unternehmen verfügt über die Kapazitäten, umfangreiche Testreihen durchzuführen, weshalb pragmatische Ansätze gefragt sind. Kleinere Organisationen können beispielsweise auf kostenlose Testversionen zurückgreifen, die viele Anbieter für einen begrenzten Zeitraum zur Verfügung stellen. Diese Testphasen sollten intensiv genutzt werden, um möglichst viele Erkenntnisse zu gewinnen. Ein Handwerksbetrieb, der seine Angebotserstellung automatisieren möchte, kann verschiedene Lösungen parallel testen und die Ergebnisse direkt vergleichen.

In der Gastronomie und Hotellerie gewinnen intelligente Buchungs- und Reservierungssysteme zunehmend an Bedeutung. Ein Restaurant, das ein neues Tischreservierungssystem evaluiert, kann während einer Testphase wertvolle Erfahrungen sammeln, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Dabei sollten auch Stoßzeiten und besondere Situationen wie Feiertage oder Veranstaltungen in den Testzeitraum fallen, um ein realistisches Bild zu erhalten.

Landwirtschaftliche Betriebe stehen vor ähnlichen Herausforderungen, wenn sie Precision-Farming-Technologien evaluieren wollen. Die saisonalen Zyklen erschweren umfassende Tests, weshalb eine sorgfältige Planung besonders wichtig ist. Ein Testlauf während der Aussaatphase liefert andere Erkenntnisse als einer während der Ernte, sodass idealerweise mehrere Zyklen abgedeckt werden sollten [4].

Externe Expertise sinnvoll einsetzen

Die Komplexität moderner Technologielösungen übersteigt häufig die internen Kompetenzen, weshalb externe Begleitung sinnvoll sein kann. Berater und Coaches können mit ihrer Erfahrung aus verschiedenen Projekten wertvolle Impulse geben und typische Fallstricke aufzeigen. Diese Unterstützung ersetzt nicht die eigene Entscheidungskompetenz, sondern ergänzt sie um eine externe Perspektive. Im Rahmen eines transruptions-Coaching-Prozesses entwickeln Führungskräfte systematisch die Fähigkeit, solche Evaluierungen eigenständig durchzuführen.

Architekturbüros und Ingenieursgesellschaften stehen beispielsweise vor der Frage, welche BIM-Werkzeuge mit intelligenten Funktionen ihre Planungsprozesse unterstützen können. Die technische Komplexität dieser Entscheidung erfordert oft externes Know-how, das die fachlichen Anforderungen mit den technologischen Möglichkeiten zusammenbringt. Ähnliches gilt für Anwaltskanzleien, die juristische Recherchetools evaluieren und dabei sowohl technische als auch fachliche Expertise benötigen.

Meine KIROI-Analyse

Die systematische Evaluation technologischer Lösungen entwickelt sich zu einer Kernkompetenz moderner Führung, die über den Erfolg von Digitalisierungsinitiativen entscheidet. Meine Erfahrungen aus zahlreichen Beratungsprojekten zeigen, dass Unternehmen, die einen strukturierten Testansatz verfolgen, deutlich bessere Ergebnisse erzielen als jene, die auf Basis von Hochglanzpräsentationen und Referenzbesuchen entscheiden. Der entscheidende Unterschied liegt in der systematischen Verbindung von technischer Bewertung und menschlichen Faktoren.

Besonders bemerkenswert ist die Beobachtung, dass die scheinbar aufwendigeren Testprozesse letztlich Zeit und Ressourcen sparen, weil Fehlentscheidungen vermieden werden. Ein KI-Tool-Testdrive: So finden Führungskräfte das beste Tool erfordert zwar anfängliche Investitionen, amortisiert sich aber durch vermiedene Fehlinvestitionen und schnellere Implementierungen in aller Regel vielfach. Führungskräfte, die diese Kompetenz entwickeln, verschaffen ihren Organisationen einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend technologiegetriebenen Wirtschaft.

Die Zusammenarbeit mit externen Begleitern wie im transruptions-Coaching-Ansatz beschleunigt den Kompetenzaufbau erheblich und verhindert kostspielige Anfängerfehler. Dabei geht es nicht darum, die Entscheidung zu delegieren, sondern darum, die eigene Urteilsfähigkeit zu schärfen und bewährte Methoden kennenzulernen. Wer einmal einen erfolgreichen Testprozess durchlaufen hat, wird diese Erfahrungen auf künftige Entscheidungssituationen übertragen können und damit langfristig profitieren.